Csoportunk az Óbudai Vagyonkezelő Nonprofit Zrt önálló részegységeként fő tevékenysége társasházak, lakóparkok és lakásszövetkezetek teljes körű közös képviseleti, és üzemeltetési feladatainak ellátása.
Mint a kerületi Önkormányzat tulajdonában lévő cég rendelkezünk azon anyagi és törvényi háttérrel, amivel egyik konkurensünk sem. Emellett teljes körű szakmai felelősségbiztosítással is rendelkezünk (50.000.000,- Ft, Generali-Providencia Biztosító Zrt.),
Mivel minden képviseletünkben lévő társasház külön gazdasági egységként működik, így annak nyilvántartását, könyvelését, számlázási feladatait is végzi a kezelési feladatok mellett. Tevékenységünket a 2003. évi CXXXIII. Törvény és annak kiegészítései alapján végezzük, e törvény határozza meg működésünk főbb irányelveit. Emellett a társasházi SzMsz és a közgyűlési döntések végrehajtása adja a keretet a mindennapi munkánkhoz.
A könyvelési feladatokat szakképzett könyvelőink végzik könyvelőprogram segítségével. A társasház anyagi biztonságát a zártrendszerű pénzkezelés biztosítja. Cégünk teljes felelősséget vállal az általa végzett munkáért és tevékenységéért.
A felújítási állagmegóvási munkákra ajánlatokat kérünk, és a költségvetési előirányzatokba való betervezést követően a közgyűlés elé terjesztjük, megszavazását követően kötünk szerződést a kivitelezési munkákra. A felújítási munkákra rendszerességgel különítünk el a közgyűlés által meghatározott összeget.
Mivel a közös költség kinnlevőségek behajtása és lehetőség szerint minimális szintre való leszorítása állandó, folyamatos kezelési feladat, a nyilvántartás szerinti tartozóknak egyeztető levelet küldünk ki. Ezután felszólító levélben is megkeressük a tartozót a kinnlevőségek mielőbbi behajtása érdekében. Azon tulajdonosokkal szemben, akiknél nem vezetnek eredményre az egyeztetések és felszólítások, a tartozókra terhelt költségen bírósági fizetési meghagyásokat bocsátunk ki, illetve szükség szerint megindítjuk a végrehajtási eljárásokat. A 3 hónapot meghaladó tartozást felhalmozó tulajdonosok albetéteire, a tartozás fedezeteként, közgyűlési határozatot követően jelzálogot jegyeztetünk be, ha az egyéb behajtás érdekében tett jogi lépések nem vezettek eredményre.
A törvényi előírásoknak megfelelően kezelésünkben lévő társasházaknál elvégeztetjük az épületek kötelező, időszakos érintésvédelmi, villámvédelmi, tűzvédelmi berendezéseinek, gázhálózatának vizsgálatát, és elkészítettjük a minősítő okiratokat. Elkészítjük, és a Társasház működéséhez igazítjuk a pénzkezelési szabályzatot, eszközök és források értékelési szabályzatát, valamint az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatát. A Társasházi törvény alapján folyamatos ellenőrzést, és egyeztetést biztosítunk a Számvizsgáló Bizottság részére. Minden fontos kérdésben egyeztetést követően közös álláspontot igyekszünk kialakítani a bizottsággal és ezt követően kerülnek beterjesztésre közgyűlési határozati javaslatok a tulajdonosok elé.
Webes oldalunkon minden társasháznak saját oldalt működtetünk, melyen a Társasház összes dokumentuma (közgyűlési anyagok, költségvetések, hírlevelek, biztosítási kötvény, alapító okirat, SZMSZ ) pdf formátumban letölthető, valamint naprakészen elérhetőek az aktuális közös költség egyenlegek, előírások, befizetések, valamint egyedi fűtéssel rendelkező társasházak esetében az egyedi hőköltség elszámolások. Az oldalon lehetőség van a mérőóra állások bejelentésére, valamint a társasházzal kapcsolatos hírek és információkat megjelenítésére.
Számvizsgáló bizottsági tagok a társasház web oldalán külön menüben folyamatosan nyomon kísérhetik a társasház pénzügyi helyzetét. Elérhető számukra a napló főkönyv, különböző analitikák (bank, pénztár, közös költség) bevételek és kiadások, valamint a tulajdonosok egyedi egyenleg kimutatásai is.
A készpénzes pénztári mozgásokat minimális szinten tartjuk. Közös költséget, és bérleti díjat banki átutalással, csekken, vagy banki készpénz befizetés formájában tudják a bérlők, illetve a tulajdonosok teljesíteni. A vállalkozók által elvégzett munkák ellenértékét, azok teljesítés igazolását követően, szintén banki átutalással teljesítjük, kiküszöbölve a jelentős pénztári készpénzforgalmat. A gondnokok eseménynaplót vezetnek, a munkák elvégzését követően azok kifizethetőségét aláírásukkal igazolják, így később is minden javítási vagy karbantartási munka kifizetésének jogossága ellenőrizhető. A kezelésünkben lévő társasházaknak szakszerű gazdaságosságii tanácsot tudunk adni különböző takarékossági megoldásokra mind anyagi, mind műszaki kérdésekben.
A társasházak legfontosabb, jelentős kiadásokkal járó felújítási munkáira külön megállapodás alapján pályázati anyagot készítünk. Rendszeresen indulunk kerületi-, fővárosi önkormányzat, valamint a GM által kiírt felújítási, és rekonstrukciós pályázatokon. Az elmúlt években a különböző pályázatokon több millió forint vissza nem térítendő, illetve rövid lejáratú kamatmentes támogatást sikerült elnyerni, és a kezelésünkben lévő társasház közösségek javára fordítani.
Cégünk Megbízási és Vállalkozási Szerződést köt minden általa képviselt társasházzal, a hosszú távú korrekt kapcsolat biztosítása érdekében. A Társasházi törvény alapján Szervezeti és Működési Szabályzatot dolgozunk ki a társasházaink részére, mint a Társasház belső törvénye, a működést és a várható intézkedéseket segíti elő, biztosítja a jogszerűséget. Házirend tervezetet bocsátunk a tulajdonostársak elé, amit megvitatás után – az esetleges módosított szöveg alapján – határozatban fogad el a közgyűlés. Minden Társasházunkba jól látható helyen elhelyezünk egy információs vitrint az információk gyors közlése érdekében.
Új építésű társasházak esetében kiemelt feladat a garanciális, jótállási és szavatossági igények összegyűjtése, a kötelezett cég felé történő továbbítása, amennyiben erre külön megállapodás születik. A hibák kijavításának elmaradása esetén a szükséges jogi lépéseket közgyűlési határozat alapján megtesszük.
A külön tulajdonokban lévő garanciális hibákat is összegyűjtjük, azok javítását figyelemmel kísérjük, tulajdonosi külön megbízás alapján a jogi lépések szükség szerint megindítjuk. Cégünk elemzi egy-egy társasháznál a várható közös képviseleti munkát, és az alapján teszi meg közös képviseleti díj ajánlatát, melyek az alábbiakban részleteződnek:
I. Képviselettel kapcsolatos feladatok:
- közgyűlés összehívásának kezdeményezése azokban az esetekben, amikor a társasház működésében zavarok keletkeznek, illetve amikor az indokolt üzemeltetési, vagy javítási feladatok ellátását felhatalmazás, vagy pénzhiány akadályozza
- képviseleti jogkör ellátása bíróságok és más hatóságok illetve szolgáltatók és vállalkozók felé
- a közgyűlés határozatainak, döntéseinek előkészítése, végrehajtása, valamint nyilvántartás vezetése a határozatokról és azok végrehajtásáról
- döntési jogkör gyakorlása mindazon ügyekben, melyek nem tartoznak a közgyűlés, illetve a Számvizsgáló Bizottság hatáskörébe
- közgyűlés összehívása igény szerinti időközönként, illetve beszámoló közgyűlés összehívása legalább évente egy alkalommal
- a nem teljes közösség érdekében kezdeményezett közgyűlés összehívása külön egyeztetett díjért
II. Társasház működésével kapcsolatos teendők ellátása:
- a társasház működésének, üzemeltetésének zavartalan biztosítása
- ajánlatkészítés az épület állapotfelmérésére, javítására, karbantartására, felújítására vonatkozóan – külön megállapodás alapján
- a szükséges felújítási munkák közgyűlés elé terjesztése
- a tervezett felújítások irányítása, ellenőrzése
- a felújítási munkák körébe nem tartozó karbantartási, hibaelhárítási munkák megrendelése, ellenőrzése és számlák kifizetése
- a társasház állagának, felszerelési és berendezési tárgyainak időszakos ellenőrzése
- a Társasház tárgyi eszközeinek nyilvántartása (leltár), azok állagának megóvása, karbantartása
- ajánlatkészítés az épület fenntartására vonatkozóan
- a szükséges felújítási munkák közgyűlés elé terjesztése
- a tervezett felújítások irányítása, ellenőrzése
- a felújítási munkák körébe nem tartozó karbantartási, hibaelhárítási munkák megrendelése, ellenőrzése és számlák kifizetése
- a társasház megalakulását követően az Adóhivatalnál bejelentkezés, adószám kérése, és naplófőkönyv-hitelesíttetés
- meghibásodások bejelentése esetén intézkedés a javítási feladatok elvégzésére
- üzemeltetési, karbantartási feladatok szervezése
- megrendelés, munkaterület átadás, kivitelezés ellenőrzése, munkaátvétel, költségigazolás számlával
- lakások, nem lakások rendeltetésszerű használatának ellenőrzése
- zökkenőmentes kapcsolattartás biztosítása a kommunális szolgáltatókkal és üzemeltetőkkel
- képviselet átadás-átvétele esetén jegyzőkönyv készítése, az érintett szolgáltatók írásbeli tájékoztatása a képviselők személyében történt változásról
- a társasház rendszeres tűzvédelmi- érintésvédelmi és villámvédelmi ellenőrzése, karbantartása, szükség szerinti javítása, tűzoltó berendezések ellenőrzése (ellenőriztetése), szükséges intézkedések megtétele, gázhálózat ellenőrzése stb
III. Gazdasági, könyvelési feladatok:
- a tárgyévre vonatkozó költségvetési terv elkészítése és a közgyűlés elé terjesztése
- új társasház megalakulását követően az Adóhivatalnál bejelentkezés, adószám kérése, és naplófőkönyv-hitelesíttetés
- javaslattétel a közös költség összegére vonatkozóan
- közös költséghez való hozzájárulás összegének beszedése
- közös költség tartozás esetén a közgyűlési határozat alapján a hátralékos tulajdonostárs tulajdonára a társasház javára szóló jelzálogjog-bejegyeztetés
- tartozó tulajdonosokkal szemben bírósági fizetési meghagyások benyújtása, szükség esetén a végrehajtási eljárások megindítása
- a tárgyévben az elfogadott költségvetés alapján gazdálkodás a társasház pénzével
- a közös használatú helyiségek bérbeadási lehetőségeinek közgyűlés elé terjesztése
- pályáztatásról, bérbeadásról, bérleti szerződés megkötéséről, birtokba adásáról, a bérbeadással kapcsolatos adóhatósági előírások betartásáról való gondoskodás határozat alapján
- a társasház megalakulását követően az Adóhivatalnál bejelentkezés, adószám kérése, és naplófőkönyv-hitelesíttetés
- a társasház nevére pénzintézetnél folyószámla nyitása, kezelése
- a gazdasági események lekönyvelése az egyszeres könyvvitel előírásai alapján naplófőkönyvben
- a tulajdonosok által befizetett közös költségek és a kiadott helyiségek bérleti díjainak analitikus lekönyveltetése
- a társasházak alkalmazottaival kapcsolatban a társadalombiztosítási és adó-jogszabályi előírások, feladatok ellátása, esetenként egyedi megbízások megkötése
- év végén a naplófőkönyv zárása, egyszerűsített mérleg elkészíttetése bevont könyvelővel
- a társasház adóbevallásának összeállítása, benyújtása határidőre
- a képviseleti díjak, valamint a házfelügyelői és takarítási szolgáltatás kiszámlázása havonta
- a befizetési csekkek megrendeléséről, valamint a tulajdonosokhoz való eljuttatásáról és a beérkezett számlák határidőben történő kiegyenlítéséről való gondoskodás
- az éves vízdíj elszámolás elkészítése és közgyűlés elé terjesztése, és határozat alapján a szükséges intézkedés megtétele
- új szerződött társasház előző időszak könyvelésének rendbe tétele külön megállapodás alapján
IV. Nyilvántartási feladatok:
- az alapító okirat és a Szervezeti és Működési Szabályzat földhivatalhoz történő benyújtása, illetve azok egy-egy példányának megőrzése
- a kizárólagos tulajdonrészek tulajdonosainak és használóinak pontos nyilvántartása, a változások folyamatos felvezetése
- a közös tulajdonban lévő helyiségek és azok bérlőinek nyilvántartása
- épület biztosításával kapcsolatos ügyek intézése: kárbejelentés, kárigény érvényesítése, kár helyreállíttatása; ezek dokumentálása
- a tulajdonostársakat terhelő, külön tulajdonuk használatát érintő bejelentési kötelezettségük alapján bejelentett adatok nyilvántartása
- a szükséges szerződések megkötése a társasház nevében
- lakónyilvántartó könyv igény szerinti vezetése, folyamatos karbantartása
Óbudai Vagyonkezelő Nonprofit Zrt. Társasházi Közös Képviseleti Csoport,
Elérhetőségek
1033 Bp. Mozaik utca 7.
Tel.: (+36-1) 430-2170 , Fax: (+36-1) 430-2179